Plan para la dirección del proyecto

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Todos los equipos se desarrollan de acuerdo con algunos patrones naturales y, utilizando ese conocimiento, puedes ofrecer algunas orientaciones para construir el tipo de equipo que se comunica bien y encuentra mejores formas de colaborar y alcanzar los objetivos que has establecido. Esto es lo que necesitas saber.

Cómo hacer un plan de proyecto1. Comience con una plantilla de plan de proyecto de alto nivel¿Cómo es un plan de proyecto en su organización? Cuando cree un plan de proyecto, empiece por utilizar cualquier material existente que pueda servirle de guía, como ejemplos de planes de proyecto o plantillas de planes de proyecto.Si su organización le proporciona una plantilla de plan de proyecto de alto nivel, un formulario de planificación de proyectos, ejemplos de planes de proyecto o un calendario de planificación de proyectos, aproveche cualquier activo de proceso organizativo que pueda.¿No tiene una plantilla de plan de proyecto disponible?  Haga la suya propia y utilícela para todos los proyectos futuros para ahorrar tiempo y repetir sus éxitos.

Ahorre tiempo en la configuración sin sacrificar la atención a los detalles. Con nuestra plantilla de gestión de proyectos, puede crear rápidamente planes de gestión de proyectos que le ayuden a completar su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

Línea de tiempo

El plan de gestión del proyecto es un documento único, formal y dinámico que describe cómo se va a gestionar, ejecutar y controlar el proyecto.    Contiene la gobernanza general del proyecto y los planes y procedimientos de gestión relacionados, los plazos y los métodos y responsabilidades para planificar, supervisar y controlar el proyecto a medida que avanza.    Este documento evoluciona con el proyecto y se actualizará para reflejar cualquier cambio relevante a lo largo de su ejecución.    Este documento debe garantizar que no haya sorpresas a lo largo de la ejecución sobre cómo se gestiona el proyecto o cómo se toman las decisiones.

Este documento es también la fuente final de todos los cambios aprobados en el presupuesto, el calendario, el alcance, los criterios de éxito y los beneficios cuando llega el momento de cerrar el proyecto y evaluar su éxito.    El plan de gestión del proyecto forma parte de la fase de planificación del ciclo de vida del Grupo de Gestión de Cartera y es necesario para todos los proyectos de gran tamaño.

Las aportaciones al plan de gestión del proyecto pueden provenir de muchas fuentes diferentes, entre ellas, el patrocinador, la alta dirección, la propuesta de admisión del proyecto, los estatutos del proyecto y el caso de negocio, el análisis/investigación inicial realizado al proponer el proyecto, los expertos en la materia dentro de la(s) unidad(es) de negocio, los órganos de gobierno y otras partes interesadas (como el personal, los estudiantes, la facultad).

Componentes del plan de gestión de proyectos

Los proyectos no se gestionan solos. La gestión profesional de un proyecto requiere el desarrollo de un plan que describa cómo se va a gestionar.    Según el Project Management Body of Knowledge (sección 4.2), el plan de gestión de proyectos cumple esta función.    Aunque incluye todos y cada uno de los elementos que definen la gestión del proyecto, hay ciertos elementos estándar. Son los componentes que constituyen el núcleo, independientemente del sector o del tipo de proyecto.

Cada compra de herramientas, alquiler de equipos, salario de los empleados, taza de café o cualquier partida de gasto debe definirse como parte del proyecto o no.    Esta es una de las responsabilidades fundamentales de un gestor de proyectos, conocer y mantener los límites del proyecto.    De hecho, los problemas de definición del alcance son la causa número uno de las dificultades de los proyectos, por lo que la declaración del alcance es una de las partes más importantes de un plan de gestión de proyectos (y por eso la incluyo en primer lugar).

Por supuesto, nunca se conocerán todos los detalles de lo que se incluye en el proyecto desde el principio, ni cuánto esfuerzo o gasto se requiere realmente para lograr los objetivos del proyecto. Pero la cuestión es que no hay nada mejor que dedicar un poco de tiempo extra al principio para definir los límites del proyecto.    Esta es probablemente la primera cosa que se puede hacer para garantizar el éxito de los proyectos a largo plazo.

Planificación del proyecto

Aunque puede resultar tentador lanzarse directamente a su proyecto y resolver las cosas sobre la marcha, obtendrá resultados mucho mejores si crea primero un plan de proyecto. Sin un plan de proyecto básico, es posible que su equipo se encuentre sin dirección, o peor aún, que se dirija en múltiples direcciones.

En la gestión de proyectos, proceder sin un plan de proyecto supone el peligro de sobrepasar los recursos disponibles y no alcanzar los objetivos del cliente. Un plan de proyecto garantiza que todas las partes interesadas compartan la misma visión, establece objetivos cuantificables para el proyecto, establece una comunicación sólida entre los miembros del equipo y las partes interesadas, y sirve de base para la transparencia del proyecto.

Un plan de proyecto, también conocido como plan de gestión del proyecto, es el documento que describe cómo se ejecutará, supervisará y controlará el proyecto, y se cerrará. En él se describen los objetivos y el alcance del proyecto y sirve como punto de referencia oficial para el equipo del proyecto, la empresa en general y las partes interesadas.

Se crea durante la fase de planificación del proyecto y es una recopilación de varios otros documentos. Es algo más que un cronograma o una lista de tareas, aunque incluye esas cosas. El plan de gestión del proyecto se aprueba formalmente al principio del proyecto y se actualiza progresivamente a lo largo del mismo.